Электронный документооборот

 

Автоматизированный документооборот в организации - залог успешной работы!

Система автоматизации документооборота (Система электронного документооборота - СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Автоматизировать - да!

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Программа для договорного документооборота
Программа для эффективного ведения договоров на предприятии. Возможность учета, как договоров покупки так, и поставки. Позволяет вести единый реестр договоров организации. Возможность вести листов согласований.

Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам (ДИС), все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Организации, решившей серьезно подойти к этому вопросу, выбор придется начать с расстановки точек над «i» в терминологии производителей документоориентированных информационных систем, давно ставшей объектом спекуляции вследствие неопределенности и универсальности таких понятий, как «документооборот», «делопроизводство», «архив» и др. Что бы ни стояло за названием той или иной ДИС, их можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота и системы управления документами. Для достижения адекватности выбора поставленной задаче необходимо коротко охарактеризовать каждую из рассматриваемых ДИС. Заодно проанализируем тенденции развития технологий по управлению документооборотом.

Тэги: документооборот, электронный документооборот, системы документооборота, график документооборота, система электронного документооборота, организация документооборота, документооборот предприятия, программа документооборота, положение документооборота, схема документооборота, скачать документооборот, кадровый документооборот.

От автоматизации делопроизводства к информационному порталу

Системы автоматизации делопроизводства и архива обеспечивают учет бумажных документов в виде регистрационных карт, распространения и хранения бумажных документов, в соответствии с принятыми в стране стандартами делопроизводства. Пользователями этих систем являются сотрудники ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, службы экспедиции. Системы автоматизации делопроизводства делают бумажные архивы управляемыми и прозрачными, позволяя вовремя освобождаться от потерявшей актуальность документации и экономя тем самым пространство архива, а также упрощают поиск документов по реквизитам, исполняя роль навигатора по бумажному архиву.

Системы автоматизации документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации. Если в системах автоматизации делопроизводства документ интересен как самостоятельный объект учета и хранения, то в системах автоматизации документооборота он рассматривается как элемент бизнес-процесса. Как и в автоматизированном делопроизводстве, эти системы изначально ориентированы на работу с бумажными документами. Пользователями этих систем являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные в какой-то общий деловой процесс.

Поскольку в обеих рассмотренных системах объектом управления является тот же документ, хоть и с разных точек зрения, который не только подлежит учету и хранению, но и участвует в бизнес-процессах организации, то сегодня считается уже нормой, когда автоматизация делопроизводства и документооборота выполняется одной информационной системой, называемой аббревиатурой САДД.

Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие ИКТ постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему САДД плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно.

Развитие ИКТ плавно переводит компании на электронную форму управления и ведения бизнеса, расширяя «жизненное пространство» и стирая границы с карт экономических войн. Как следствие этого в организации увеличиваются информационные потоки. От того, с какой скоростью организация внутри себя обрабатывает получаемую информацию, в значительной степени зависит и ее эффективность на рынке. Способность гибко и своевременно реагировать на любые изменения на рынке определяется не только налаженностью организационно-распорядительного документооборота, талантом и опытом руководителей, но и от эффективности использования накопленной корпоративной информации. Как утверждают аналитики, 80% всей корпоративной информации хранится в неструктурированном виде и состоит главным образом из электронных документов.

Это обусловливает необходимость использования корпоративных систем электронного управления документами (СЭУД), которые обеспечивают единую корпоративную инфраструктуру для создания, хранения, использования и публикации документов, доступную всем пользователям организации.
СЭУД символизируют собой западный подход к управлению документами (document management), все глубже укореняющийся в сознание российских организаций, во главу которого ставятся повышение производительности труда непосредственных разработчиков и пользователей документов, а также накопление, хранение и эффективное использование всей неструктурированной информации организации. Это технологически емкие системы, которые смело можно называть универсальными системами управления документами, служащими платформой для построения любого документоориентированного решения, в том числе системы автоматизации делопроизводства, являющейся по сути не более чем узкоспециализированным решением.

Тэги:внутренний документооборот, реферат документооборот, документооборот образцы, бухгалтерский документооборот, ведение документооборота, документооборот дело, документооборот управления, документооборот договоров, пример графика документооборота, курсы документооборот, документооборот бесплатно, документооборот бесплатный, документооборот склада, документация документооборот.

СЭУД позволяет организовать распределенное масштабируемое документационное пространство, что повышает продуктивность работы каждого сотрудника и конкурентоспособность организации в целом, обеспечивая оптимизацию любых типов бизнес-процессов, вместо автоматизации вертикальных по отдельности. Корпоративное управление документами - важный шаг на пути к реализации инициатив по управлению корпоративными знаниями.

Единое документационное пространство пронизывает все корпоративные информационные системы, работающие с документами, и их пользователей, что позволяет связать документы с конкретными деловыми процессами организации (например, с хозяйственной операцией в ERP).

Внедрение СЭУД вносит в жизнь пользователей определенные коррективы: теперь, на примере документа он будет сохраняться уже не на локальном диске рабочей станции, а в едином хранилище СЭУД, вследствие чего эти системы называют также корпоративными хранилищами электронных документов, или электронными библиотеками. Новые принципы работы с документами реализуются соответствующими интеграционными компонентами, которые обеспечивают прозрачный доступ к хранилищу из любых настольных приложений, привычных для пользователей.

Единое хранилище документов устраняет необходимость в физическом перемещении документов в рамках бизнес-процессов и сводит к минимуму возможность дублирования информации, поскольку перемещаться будут только ссылки на документы. Движение документов в СЭУД обеспечивается бесшовно интегрированным вспомогательным модулем. Открытость системы позволяет использовать и внешнюю систему управления бизнес-процессами. Необходимо отметить, что системы управления документооборотом развивались по двум кардинально различающимся путям: первый во главу угла ставит документ, второй - бизнес-процесс, к которому привязывается документ. В связи с этим существует нескончаемый спор: начать построение системы документооборота с создания электронного архива или с автоматизации бизнес-процессов. Отчасти именно поэтому современные ИС строятся по модульному принципу, что позволяет взять электронный архив от одного производителя, а систему управления бизнес-процессами - от другого. Российские САДД развиваются по пути «от документа». На Западе же повышение эффективности работы с документами и автоматизация бизнес-процессов шли параллельными путями. В результате сформировались два класса комплементарных систем: document managemen (DM, управление документами) и workflow, или business process management (BPM/Workflow, управление бизнес-процессами).

Организация документооборота при помощи BPM/Workflow является, по сути, одним из применений этих универсальных систем, где документооборот - просто срез бизнес-процессов по участвующим в них документам. BPM/Workflow не имеют собственного хранилища документов, предполагая подключение к используемой в организации СЭУД. В отсутствие хранилища документы движутся физически: к бизнес-процессам присоединяются электронные копии документов, а не ссылки. Таким образом, для организации документооборота следует сначала позаботиться о том, где будет храниться то, что должно перемещаться в рамках бизнес-процессов. В отличие от СЭУД внедрение системы автоматизации бизнес-процессов в масштабах организации обычно требует предварительного реинжиниринга текущих бизнес-процессов и, как следствие - реструктуризации самой организации.

Большинство современных крупных организаций являются распределенными, имея в своей структуре десятки филиалов и дочерних предприятий. К необходимым условиям создания единого документационного пространства в данном случае относится объединение всех структурных подразделений единой корпоративной сетью. Кроме того, для СЭУД, работающей с большими объемами неструктурированной информаошая пропускная способность, которой может оказаться недостаточно для подключения удаленных подразделений. Поэтому современные СЭУД дают возможность организовать распределенное хранилище, обеспечивая пользователей высокопроизводительным доступом к документам как минимум своего подразделения, отделенного от центрального офиса тонкими каналами связи. Для повышения скорости доступа к остальным документам организации в СЭУД используются службы репликации и кэширования часто используемых документов. В отличие от транзакционных систем, работающих со структурированной информацией относительно небольших объемов, репликация информации СЭУД может оказаться достаточно сложной задачей. Ведь при изменении даже одной буквы в неформализованном документе его необходимо целиком реплицировать заново. Более правильным решением проблемы, скорее всего, является кэширование документов, что подразумевает сохранение запрашиваемого документа в локальном информационном пространстве и последующую его загрузку только в случае изменения.

Кроме сотрудников удаленных подразделений в документообороте организации участвуют и иные категории удаленных пользователей: командированные и мобильные сотрудники (например, экспедиторы), партнеры и клиенты организации. Традиционный вариант выхода из ситуации - создание корпоративного информационного портала.

Тэги: документооборот делопроизводство, автоматизация документооборота,
регламент документооборота, документооборот бухгалтерия, документооборот компании, пример документооборота, учёт документооборота, евфрат документооборот, правила документооборота, отдел документооборота, документооборот инструкции, внедрение документооборота, 1с документооборот, производство документооборота.

Сегодня отсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители ПО постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Разумеется, использование корпоративных информационных порталов (КИП) не ограничивается применением их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям и корпоративной информации. КИП является еще одной технологией консолидации информационных систем: если СЭУД консолидирует все документоориентированные информационные системы, то портал накрывает «зонтиком» все бизнес-приложения организации, включая СЭУД.

Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к Интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны, карманные сли бы крупная организация начинала автоматизацию с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, способной удовлетворить потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.